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10 Hauptgeschäftsvorteile eines Shared Services-Portals

Geschrieben von am Juli 12, 2019

Shared Services-Portal für Geschäftsvorteile

Was ist das Shared Services-Modell für die Servicebereitstellung?

Das Shared-Services-Modell hat seit den 1980er Jahren eine weit verbreitete und zunehmende Akzeptanz im privaten Sektor erfahren. Bis zu 30 Prozent der Fortune-500-Unternehmen in den USA haben ein Shared-Service-Center eingerichtet. Das Konzept der gemeinsam genutzten Dienste besteht darin, dass eine Organisation eine bestimmte Gruppe oder Abteilung einrichtet, um einen Dienst auszuführen oder bereitzustellen, der zuvor von mehr als einer Gruppe innerhalb der Organisation bereitgestellt wurde.

Wenn wir uns Kandidaten für gemeinsame Dienste ansehen, sind Personal- und Informationstechnologiedienste die besten Optionen. Anstatt dass jede Abteilung im Unternehmen ihre eigene Personalabteilung betreibt, entscheiden sich Unternehmen für die Bereitstellung HR-Dienstleistungen zu allen Teilen des Geschäfts von einer Gruppe. Anstatt dass jede Abteilung ihren eigenen IT-Service betreibt, wenden Unternehmen das Shared-Service-Modell auf die IT an und betreiben alle IT-Services und -Funktionen des Unternehmens von einer zentralen Gruppe aus. 

Einige Organisationen bezeichnen diese dedizierten Servicebereitstellungsgruppen als Shared-Service-Organisation (SSO) oder Shared-Service-Center (SSC). In diesem Artikel wird jedoch die Kurzform SSC verwendet, um auf dedizierte Servicebereitstellungsgruppen zu verweisen. Einzelne Organisationen entscheiden sich möglicherweise für die Zentralisierung ihrer Geschäftsdienste, und manchmal können sogar Gruppen von Organisationen zusammenkommen, um gemeinsam genutzte Dienste einzurichten und zu betreiben, um die Kosten durch Skaleneffekte und eine effiziente Bereitstellung von Diensten zu senken.

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10 Hauptgeschäftsvorteile eines Shared Service-Portals

Durch die Implementierung eines softwarebasierten Shared Service-Portals kann die Bereitstellung von Shared Services innerhalb eines Unternehmens optimiert, die Nutzung von IT- und Geschäftsressourcen verbessert und die Kostensenkung durch Skaleneffekte maximiert werden. Wenn Sie bereit sind, das Geschäftsmodell für ein Shared Service-Portal für Ihr Unternehmen zu erstellen, sollten Sie die folgenden zehn wichtigsten Geschäftsvorteile hervorheben.

1. Organisationen reduzieren die Kosten für die Servicebereitstellung mit Shared Services

Viele der größten privaten Unternehmen der USA, darunter General Electric, Ford, Pfizer und SAP, haben ein Shared-Service-Modell eingeführt, um die Kosten für die Servicebereitstellung zu senken und dabei Millionen von Dollar einzusparen. In dem 2019 Global Shared Services Survey Die von Deloitte durchgeführten Befragten gaben an, dass Kosteneffizienz und Steigerung des Geschäftswerts die obersten Prioritäten für Investitionen in gemeinsame Dienste sind. Die Umfrage ergab, dass 80 Prozent der Befragten ihre ursprüngliche Investition innerhalb von drei Jahren nach einer signifikanten SSC-Implementierung zurückerhalten konnten.

Shared Service Center wurden auch im öffentlichen Sektor erfolgreich implementiert. Das NASA Shared Services Center (NSSC), das der NASA Finanzmanagement-, Personal-, Beschaffungs- und IT-Services unter Verwendung des Shared-Service-Modells bereitstellt. sparte der Organisation jährlich 20 Millionen Dollar seit seiner Gründung im Jahr 2006. 

2. Shared Services erleichtert die Bereitstellung der automatisierten Servicebereitstellung

Die Zentralisierung von HR und Bereitstellung von IT-Diensten ist bereits ein wirksames Mittel zur Kostensenkung, aber in Kombination mit dem technologischen Vorteil eines Shared-Services-Portals noch effektiver. Shared Service-Portale bieten Unternehmen die Möglichkeit, die Roboterprozessautomatisierung (RPA) in ihre Servicebereitstellungsprozesse für sich wiederholende, regelbasierte Aktivitäten wie Kennwortänderungen oder Informationsanfragen einzuführen. Investitionen in die Automatisierung von Roboterprozessen können im Kontext eines Shared-Services-Portals aufgrund von Skaleneffekten größere Auswirkungen haben, da sie abteilungsübergreifend eingesetzt werden und nicht innerhalb einer einzelnen Abteilung zusammengefasst werden. Mit RPA können Sie die Einhaltung von Softwarelizenzen überprüfen, Nachrichten senden und empfangen, Finanz-, Personal- und Beschaffungsaktivitäten automatisieren und vieles mehr.

3. Ein Shared Services-Portal hilft bei der Standardisierung der zuverlässigen Servicebereitstellung

Die Standardisierung von Diensten ist einer der wichtigsten Gründe, warum sich Unternehmen für die Implementierung eines Shared-Services-Modells entscheiden. Die Einrichtung eines einzigen Ansprechpartners für die Servicebereitstellung innerhalb eines Unternehmens führt zu einer Standardisierung der Servicebereitstellung im gesamten Unternehmen, beseitigt Unterschiede in der Serviceeffizienz und den Methoden zwischen den Geschäftsbereichen und schafft einen zuverlässigen und effizienten organisationsweiten Weg zur Anforderung der Erfüllung.

Die Auswirkungen der Standardisierung hängen von der Art der Dienste ab, die Ihr Unternehmen für die Zentralisierung auswählt. Ein zentraler HR-Service gewährleistet einheitliche Einstellungsverfahren und die Bereitstellung von HR-Services im gesamten Unternehmen und gewährleistet einheitliche, faire Praktiken und die Einhaltung der staatlichen und bundesstaatlichen Arbeitsgesetze. Ein zentraler IT-Service sorgt für Konsistenz und Standardisierung bei der Bereitstellung von IT-Services, sodass die IT-Organisation die Bereitstellung von Services wie Anwendungen, Servern und Datenverarbeitung für alle Geschäftsbereiche optimieren kann.

4. Das Shared Services Portal hilft bei der Beseitigung von Service-Duplizierungen und Business Unit-Silos

The Umfrage zu Shared Services 2017 Von Deloitte durchgeführt, fragten die Befragten, welche Funktionen Organisationen in den Zuständigkeitsbereich von SSCs gestellt hätten - 88 Prozent hatten ein SSC für Finanzen eingerichtet, 63 Prozent für HR und 53 Prozent für IT-Services. 

Dies bedeutet natürlich, dass 47 Prozent der Befragten keine SSCs für IT-Services eingerichtet haben. Dies bedeutet, dass jeder Geschäftsbereich seine eigene IT-Abteilung mit eigenen Richtlinien und Verfahren verwaltet - das bedeutet viel Service-Duplizierung und viel verschwendeten Aufwand.

Shared Service Center reduzieren die Duplizierung von Services und die Silos von Geschäftseinheiten innerhalb von Organisationen, indem Servicefunktionen in einer einzigen Abteilung integriert werden. Dies verhindert, dass sich Wissenssilos innerhalb von Geschäftsbereichen entwickeln, und stellt sicher, dass das durch die Bereitstellung von Diensten erzeugte Wissen dem gesamten Unternehmen zugute kommt. Ein Shared Service-Portal verbindet Benutzer innerhalb des Unternehmens mit dieser einzelnen Abteilung, wo sie über einen optimierten Prozess auf wichtige Services zugreifen können.

5. Shared Service ermöglicht es Unternehmen, mit dem externen Marktplatz zu konkurrieren

Die Shared-Service-Modelle ändern sich so, dass Unternehmen die von ihnen bereitgestellten Funktionen konzipieren. Das Shared Service Center wird von jeder Geschäftseinheit wie ein interner Anbieter behandelt. Es fungiert als Kostenstelle für das Unternehmen als Kunden. Ziel ist es, außergewöhnliche Services zu einem niedrigeren Preis als ein externer Anbieter bereitzustellen. Unternehmen optimieren ihre Kosteneinsparungen, indem sie Skaleneffekte nutzen, Serviceanfragen über einen einzigen Ansprechpartner weiterleiten und Services so effizient wie möglich bereitstellen.

Shared Service Center sind gegenüber dem Unternehmen auf der Grundlage von Leistungskennzahlen rechenschaftspflichtig, die häufig Kostensenkungsziele und Service Level Agreements für kritische Services enthalten. SSCs müssen ständig ihren Wert für das Unternehmen unter Beweis stellen, ein Bedarf, der die kontinuierliche Verbesserung des Service in jedem etablierten Shared Service Center vorantreibt.

6. Shared Service Center implementieren Gruppenrichtlinienobjekte, um die Wertschöpfung voranzutreiben

Die Implementierung des Shared-Service-Modells bietet Unternehmen die Möglichkeit, neue, wertsteigernde Rollen bei der Servicebereitstellung zu etablieren. Eine solche Rolle ist die der globalen Prozessverantwortlichen (GPOs) für einzelne Services. In der Vergangenheit hatte jeder Geschäftsbereich möglicherweise ein Team von Mitarbeitern, die für die Bereitstellung und Verbesserung von IT-Services verantwortlich sind. Im Rahmen des Shared-Service-Modells wird einem bestimmten Service jedoch ein Gruppenrichtlinienobjekt zugewiesen, um die Qualität der Servicebereitstellung zu messen und zu verbessern.

Gruppenrichtlinienobjekte sind dafür verantwortlich, den Erfolg des Shared Service Centers sicherzustellen, indem sie dessen Leistung messen, die Servicebereitstellung durch technologische Einführung (z. B. die Implementierung eines Shared Service Portals) verbessern und sicherstellen, dass Services zu zuverlässigen und wettbewerbsfähigen Preisen angeboten werden.

7. Das Shared Services-Modell schafft Outsourcing-Möglichkeiten

Es gibt zwei Hauptgründe, warum Unternehmen möglicherweise einige ihrer Back-Office-Funktionen auslagern. Erstens, sich auf Lohnarbitrage einzulassen und von den Kosteneinsparungen zu profitieren, die mit der Einstellung von Arbeitnehmern auf einem billigeren Arbeitsmarkt verbunden sind, um die gleiche Arbeit zu erledigen. Zweitens, um Zugang zu einem breiteren Talentpool zu erhalten, der möglicherweise über Fachwissen bei der Bereitstellung des Dienstes verfügt, während das Unternehmen seine Fähigkeiten entwickeln und verbessern müsste, um die Funktion intern zu halten.

In jedem Fall erleichtert die Implementierung eines Shared-Service-Portals Unternehmen die Auslagerung der Servicebereitstellung an einen inländischen oder Offshore-Service-Provider, wenn dies sinnvoll ist.

8. Shared Service-Portale Zentralisieren Sie Servicedaten und fördern Sie die Effizienz

Einer der Hauptvorteile eines Shared Service-Portals besteht darin, dass Service Delivery-Daten aus allen Geschäftsbereichen innerhalb des Unternehmens effektiv erfasst werden. Wenn eine Organisation denselben Service über mehrere Geschäftsbereiche bereitstellt (Service-Duplizierung), besteht nur eine geringe Möglichkeit, Daten zu integrieren und Wissen auszutauschen, insbesondere wenn jeder Geschäftsbereich unterschiedliche Prozesse und Methoden für Serviceanfragen und die Bereitstellung verwendet.

Die Einrichtung eines zentralisierten und standardisierten Servicebereitstellungsprozesses sowie die Implementierung eines softwarebasierten Shared Service-Portals, das Servicedaten erfassen kann, kann Best Practices im Zusammenhang mit der Servicebereitstellung informieren und als wertvolle Informationsquelle für das Gruppenrichtlinienobjekt und das Gesamtorganisation.

9. Unternehmen können die Produktivität mit einem Shared Service Portal steigern

In ihren Umfrage zu Shared Services 2017Deloitte bat die Befragten, die durchschnittliche jährliche Produktivitätsverbesserung anzugeben, die vom SSC jeder Organisation erzielt wurde. Nur neun Prozent der Befragten gaben an, dass die SSCs ihres Unternehmens keine Produktivitätssteigerungen erzielt haben, und 17 Prozent gaben durchschnittliche jährliche Produktivitätssteigerungen von weniger als 5 Prozent an. Dennoch gaben 44 Prozent eine Steigerung der Gesamtproduktivität um 5 bis 10 Prozent an, und 29 Prozent der Unternehmen gaben Produktivitätssteigerungen von 10 Prozent oder mehr an. 

Die Umfrage ergab, dass Shared Services jährlich einen höheren Wert bieten. 76 Prozent der Befragten gaben an, dass die Produktivität von Shared Services um 5 Prozent oder mehr gestiegen ist. Diese Vorteile zeigen sich darin, dass Unternehmen ihr Wissen und ihre Fähigkeiten erweitern und gleichzeitig ihren Ansatz für die Bereitstellung gemeinsamer Dienste verfeinern. Darüber hinaus waren die durchschnittlichen anfänglichen Einsparungen durch bedeutende neue SSC-Implementierungen auf 15 Prozent gestiegen, verglichen mit 10 Prozent und 13 Prozent in den vergangenen Jahren.

10. Shared Service Center können im Laufe der Zeit skaliert werden, um die Funktionalität zu verbessern

Einer der Hauptvorteile von Shared Service Centern besteht darin, dass sie eine vollständig skalierbare Lösung für Unternehmen bieten, die die Produktivität und Effizienz ihrer Servicebereitstellung verbessern möchten. Unternehmen müssen keine massive Multi-Service-Implementierung des Shared-Service-Modells durchführen. Stattdessen können sie zunächst einen einzelnen SSC mit einer einzigen Funktion einrichten und seine Fähigkeiten im Laufe der Zeit langsam erhöhen. 

Die häufigsten Funktionen, die von SSCs übernommen werden, sind Finanzen, Personalwesen, Informationstechnologie, Beschaffung, Kundendienst, Steuern, Immobilien- und Gebäudemanagement, Rechtsberatung, Vertrieb / Marketing und Beschaffungsmanagement. Zunehmend richten Organisationen einen multifunktionalen SSC ein, der mehrere Funktionen ausführen kann. Das Shared Services-Studie 2017 zeigten, dass 57 Prozent der etablierten SSCs eine einzelne Funktion ausführten, 15 Prozent zwei Funktionen, acht Prozent drei Funktionen und 20 Prozent der SSCs mehr als drei. Es gab auch eine positive Korrelation zwischen der Laufzeit des SSC und der Anzahl der von ihm ausgeführten Funktionen.

Deloittes Shared Services-Studie 2017 zeigt, wie Organisationen SSCs strukturieren und implementieren. Sie können mit der Einrichtung eines einzigen SSC mit einer einzigen Funktion beginnen, höchstwahrscheinlich mit Finanzmitteln. Sobald die Finanzfunktionen der Organisation in ein SSC integriert sind, können sie ein Gruppenrichtlinienobjekt implementieren, dessen Aufgabe es ist, den Erfolg der Implementierung sicherzustellen, indem eine kontinuierliche Verbesserung des Service und Kostensenkung innerhalb des SSC vorangetrieben werden. Wenn das SSC ausgereift ist und beginnt, Leistungsziele zu erreichen, kann das Unternehmen neue SSCs für zusätzliche Services (HR, IT, Steuern, Beschaffung usw.) einrichten oder andere Services in dasselbe SSC integrieren.

Ein Shared Service-Portal ist das ideale Tool, um es einzelnen SSCs zu ermöglichen, verschiedene Arten von Diensten so effizient wie möglich und zum niedrigsten Preis bereitzustellen.

Cherwell unterstützt Shared Service Management für globale Unternehmen

Globale Unternehmen, die in den nächsten zehn Jahren eine Vorreiterrolle bei der Bereitstellung von Diensten einnehmen möchten, sollten ein Shared Service-Portal implementieren, um die Funktion ihrer Shared Service Center zu verbessern und neue Möglichkeiten zu schaffen, um durch Datenerfassung, höhere Aktualität des Service und Optimierung den Wert und die Verbesserung zu steigern Servicebereitstellung. Die Automatisierung von Roboterprozessen ist für Anwender von softwarebasierten Shared-Services-Portalen bereits ein wachsendes Interesse. Fast 60 Prozent der SSC-Organisationen untersuchen und erforschen aktiv Möglichkeiten zur Implementierung und weit verbreitete Erwartungen an erhebliche Kosteneinsparungen.

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The Cherwell Service Platform bietet globalen Unternehmen einen vereinfachten Weg zur Implementierung des Shared-Service-Modells in ihren Organisationen. Drei Hauptmerkmale der Plattform machen sie heute zur idealen Lösung für Shared Services-Portale für Unternehmen:

  1. Low-Code-Entwicklung - Die Cherwell Service Platform kann einfach über visuelle Editoren angepasst und geändert werden, sodass Sie keine Programmier- oder Programmierkenntnisse benötigen, um die Plattform gemäß Ihren Anforderungen zu konfigurieren. 

  2. Workflow-Automatisierung - Während andere Unternehmen erste Untersuchungen darüber durchführen, wie die Automatisierung von Roboterprozessen ihren SSCs zugute kommen kann, ist die Cherwell Service Platform bereits stark darauf ausgerichtet, Workflows zu automatisieren und Service Delivery-Prozesse funktionsübergreifend zu optimieren. Die Plattform bietet Prozessworkflows und unterstützende Funktionen für IT-Service-Management, HR Service Management, Facility ManagementUnd vieles mehr.

  3. Zusammenführbare Anwendungen - Die Service Management Platform von Cherwell kann problemlos durch zusammenführbare Anwendungen, auch mApps genannt, erweitert werden. Anstatt neue Funktionen von Grund auf neu zu erstellen, kann Ihr Unternehmen dies einfach tun Durchsuchen Sie den Cherwell-mApp-Austausch Laden Sie die entsprechende Anwendung herunter und fügen Sie sie in Ihre vorhandene Cherwell-Umgebung ein. Auf diese Weise können neue Module und Funktionen wie Release Management, HR Case Management, Incident Tracking und Knowledge-Centered Support mit minimaler Hochlaufzeit problemlos hinzugefügt werden.

Sind Sie bereit, Ihre Servicebereitstellungskosten mit der Service-Management-Plattform von Cherwell zu senken? Kontaktieren Sie uns für eine Demo und finden Sie heraus, wie wir Ihnen helfen können, die Kosten für die Servicebereitstellung zu senken und gleichzeitig Ihre Effizienz und Produktivität zu steigern.

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