Blog

Richten Sie ITSM und PPM aus, um die digitale Transformation zu beschleunigen

Geschrieben von am Dezember 22, 2020

Richten Sie ITSM und PPM aus, um die digitale Transformation zu beschleunigen

Die grundlegenden Prozesse von ITSM rund um das Anforderungsmanagement, das Incident Management, das Änderungsmanagement und die Pflege einer CMDB bieten wichtige Support-Services für Unternehmensprozesse und Mitarbeiter. Dies sind einige der IT-Funktionen, mit denen das Unternehmen betrieben werden kann 57% der IT-Ressourcen von einem Benchmark und viel höher für Unternehmen, die nicht stark in die digitale Transformation investieren.

IT-Verantwortliche sollten nach Möglichkeiten suchen, Betriebsteams an den strategischen Initiativen auszurichten, die Wachstum und Transformation vorantreiben. In großen Unternehmen werden diese Programme, Projekte und Initiativen häufig zentral von a verwaltet Projektportfolio und -management (PPM) Mannschaft. Zu den Hauptzielen des PPM-Teams gehört die Überwachung strategischer Initiativen, die Ausrichtung von Personen und Ressourcen auf sie sowie die Verwaltung ihrer Ziele, Meilensteine ​​und Abhängigkeiten.

Das "Neue Normal" beschleunigt die digitale Transformation

PPM- und ITSM-Teams haben während COVID auf viele dringende geschäftliche Anforderungen und Herausforderungen reagiert. Die IT priorisierte viele taktische Verbesserungen, z. B. die Sicherstellung einer ausreichenden VPN-Kapazität und die Unterstützung der Mitarbeiter bei der erfolgreichen Ausführung ihrer Aufgaben während der Remote-Arbeit. Aber wenn Organisationen zu einer neuen Normalität übergehen, führt dies zu eine Steigerung der Ziele der digitalen TransformationDazu gehören die Digitalisierung von Workflows, die Verbesserung der Verwendung von Tools für die Zusammenarbeit, die Automatisierung von Schritten in Geschäftsprozessen und die Demokratisierung des Zugriffs auf Daten für die Entscheidungsfindung.

Die Verlagerung von Prioritäten und die Beschleunigung der digitalen Transformation haben zu mehreren Herausforderungen für PPM- und ITSM-Führungskräfte geführt:

  • PPM-Programm- und Projektleiter Sie möchten Aufgaben aus den strategischen Initiativen, die sie überwachen, allen operativen Teams mit Fachkenntnissen und speziellen technischen Fähigkeiten zuweisen und priorisieren. Dies schließt IT-Mitarbeiter ein, die den Service Desk bedienen, und Support-Funktionen, die über Zeit, Wissen und Fähigkeiten verfügen, um zu strategischen Initiativen beizutragen.
  • Um die digitale Transformation in neu priorisierten Bereichen zu beschleunigen, müssen alle Organisationsbereiche, einschließlich PPM und ITSM, die laufenden Arbeiten und Projekte im Flug neu bewerten. Die Einführung dieser Disziplin zur regelmäßigen Validierung von Projekten für ihre strategische Ausrichtung ist in volatilen Phasen von entscheidender Bedeutung.
  • IT-Verantwortliche müssen außerdem sicherstellen, dass ihre Initiativen zur digitalen Transformation und IT-Stewardship-Projekte mit der Unternehmens-Roadmap und den strategischen Zielen übereinstimmen. Die für wichtige IT-Initiativen und -Programme erforderlichen Mitarbeiter und Finanzmittel sollten den Richtlinien und Prozessen zur Priorisierung von PPM entsprechen.
  • Digitale Transformationsprogramme erfordern normalerweise die Ausrichtung vieler Gruppen und Aktivitäten im gesamten Unternehmen. IT-, PPM- und andere Serviceteams sollten bei der Erstellung von Zeitplänen zusammenarbeiten, um Konflikte zu vermeiden und bei Bedarf Sperrdaten mitzuteilen.
  • Integration zwischen einer ITSM-Lösung, die benutzerdefinierte Workflows ermöglicht, und einem PPM-Tool, mit dem traditionelle Projekte, schlanke Teams, Scrum-Teams und gemeinsame Arbeit verwaltet werden können. Die IT kann davon profitieren, wenn sie beim Projektmanagement mit PPM zusammenarbeitet und die agilen und Projektmanagementfunktionen in PPM-Tools nutzt.

Das Ausrichten von ITSM und PPM ist ein Kraftmultiplikator in der digitalen Transformation

Die Zeit der Menschen auf die strategischsten Initiativen abzustimmen ist komplex, insbesondere wenn sich Programme über viele Geschäftsfunktionen erstrecken. Noch schwieriger ist es, wenn die erforderlichen Mitarbeiter in Betriebs- und Servicerollen, einschließlich ITSM, tätig sind, aber auch in Unternehmensdiensten wie Personalwesen, Facility Management, Compliance und Sicherheit.

Der einzige Unterschied besteht darin, dass IT-Aufgaben häufig Voraussetzungen für den Start von Projekten sind. Die Verfügbarkeit von Infrastruktur, Anwendungen, Datenbanken und anderen IT-Diensten kann die Produktivität, Effizienz und Qualität der Arbeit der am Projekt beteiligten Personen verbessern. Diese wichtigen IT-Services können ein Kraftmultiplikator sein, da die IT ihre Projektaufgaben termingerecht und mit hoher Qualität erledigt und sich nachträglich auf die erforderlichen Arbeits- und Geschäftsauswirkungen des Projekts auswirkt.

Das effiziente Verwalten von Arbeitsaufgaben und Aufgaben zwischen PPM und IT erfordert Integration von ITSM- und PPM-Plattformen.

Aus Sicht von PPM verstehen und verstehen sie IT-Service-Management-Experten, die auf betriebliche Anforderungen reagieren müssen, einschließlich Vorfällen, geplanten Betriebsabläufen und Anforderungen. Das Ziel von PPM ist es, 30-50% der verfügbaren IT-Zeit zu nutzen, um Projektaufgaben zu erledigen, und sie möchten Aufgaben den entsprechenden Teams und Personen zuweisen. Ihre ideale Arbeitsumgebung besteht darin, Aufgaben zu planen und ihren Status in ihren PPM-Tools zu verwalten.

Aus Sicht der IT möchte niemand zwischen verschiedenen Tools wechseln, um priorisierte Arbeiten zu bestimmen. Die Vereinfachung von Tools ist heute noch wichtiger. Immer mehr IT-Mitarbeiter arbeiten remote und erwarten, dass benutzerfreundliche Tools wissen, woran sie arbeiten müssen, wer die Aufgabe zugewiesen hat, welche Anforderungen erfüllt werden müssen und wo der Aufgabenstatus kommuniziert werden muss.

Erfolgreiche Integration Beginnen Sie mit der Freigabe der Projektsichtbarkeit vom PPM-Tool auf die ITSM-Plattform, die einen Kontext dazu bietet, warum die Führung das Projekt priorisiert hat, welche Sponsoren von den Teams erwartet werden und wer an der Ausführung beteiligt ist. Von dort aus möchten PPM-Führungskräfte Aufgaben im PPM-Tool erstellen, die IT-Aufgaben mit der ITSM-Plattform synchronisieren und eine Automatisierung auslösen, die sie dem richtigen Team und den richtigen Mitarbeitern zuweist. Der IT-Service-Desk-Mitarbeiter sieht von PPM generierte Aufgaben in der ITSM-Plattform, aktualisiert den Status und synchronisiert diese Informationen in beide Richtungen mit dem PPM-Tool.

Wachsende strategische Rolle der IT bei Initiativen zur digitalen Transformation

Die digitale Transformation ist kein 9-5-JobDaher müssen Unternehmen strategische Prioritäten verwalten, kommunizieren und zusammenarbeiten. Diese Prioritäten werden sich voraussichtlich im Jahr 2021 verschieben, wenn sich die Gesundheits-, Finanz- und Marktbedingungen ändern. Wir wollen nicht unsere besten Leute ausbrennen, und wir wollen auch die Arbeit priorisieren, um neue technologische Fähigkeiten zu erlernen und zu nutzen. Um diese Ziele in großem Maßstab und durch mehrjährige digitale Transformationsreisen zu erreichen, müssen die Kapazitäten der IT- und Enterprise-Service-Teams transparenter und prognostizierter gestaltet werden.

Das Verständnis der Kapazität war eine bedeutende Herausforderung für PPM- und IT-Verantwortliche. Selbst wenn die Arbeit zentral in einem PPM-Tool verwaltet wird, werden viele Aufgaben von Personen erfüllt, die auf anderen Plattformen arbeiten, die keine bidirektionale Integration mit PPM aufweisen. Ohne diese Integration verfügen maschinelles Lernen oder analytische Modelle nicht über die vollständigen Daten und den Kontext, um die Kapazität genau vorherzusagen.

Indem die IT Schritte unternimmt, um ITSM zu integrieren und Service Desk-Teams an strategischen Initiativen auszurichten, können Technologen, die Automatisierungen, Innovationen und Konfigurationen implementieren können, mehr Transformationsarbeit erhalten.

Dies bedeutet auch, dass das Unternehmen Qualifikationslücken leichter vorhersagen kann und es einen Anreiz, einen Prozess und eine wahrscheinlichere Finanzierung gibt, um die IT auf die erforderlichen Qualifikationen zu schulen. Diese Rückkopplungsschleife ist für IT-Verantwortliche sehr wünschenswert, die erkennen, dass die digitale Transformation eine Reise ist.

Aber wie alle Reisen, beginnend mit dem integrierte Werkzeuge und Prozesse ist ein kritischer erster Schritt.

Dieser Blog wurde vom Gastautor Isaac Sacolick, Präsident von StarCIO. Er ist der Autor des Amazon-Bestsellers, Driving Digital: Der Leitfaden für Unternehmen zur Transformation von Unternehmen durch Technologie, Branchenredner und Blogger bei Sozial, agil und Transformation.

Erfahren Sie mehr über unsere Updates zu den Cherwell Knowledge-Artikeln